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Datenschutzerklärung

Version 1.0 · Stand: 16. Oktober 2026

1. Worum es geht

Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, wie wir («Verantwortliche», siehe Ziffer 2) Personendaten bearbeitet, wenn Sie die Website mängelfrei.ch besuchen oder die Web-App app.mängelfrei.ch (die «App») nutzen. Sie gilt für beide Angebote gemeinsam. Grundlage ist das Schweizer Datenschutzgesetz (DSG); soweit anwendbar, beachten wir zudem die Datenschutz-Grundverordnung der EU (DSGVO).

Soweit Sie als Nutzende(r) im Rahmen eines Protokolls Personendaten Dritter (z. B. Mieterschaft, weitere Beteiligte) erfassen, sind Sie dafür als Verantwortliche(r) zuständig; wir bearbeiten diese Daten in Ihrem Auftrag. Näheres dazu in den AGB, Ziffern 5 und 9.

2. Verantwortliche Stelle

Bersensys AG
Geissacherstrasse 3
8892 Berschis
Schweiz
E-Mail: info@bersensys.ch

3. Welche Daten wir bearbeiten

3.1 Besuch der Website

Beim Aufruf der Website werden technisch bedingt Daten an unseren Server übermittelt und in Server-Logfiles gespeichert: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Seite, Referrer-URL, Browser- und Betriebssystem-Angaben. Diese Daten benötigen wir, um die Website auszuliefern, die Sicherheit zu gewährleisten und Fehler zu beheben.

3.2 Nutzungsanalyse (Google Analytics)

Wir setzen auf der Website Google Analytics 4 ein, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited (Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland) bzw. der Google LLC (1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA). Google Analytics verwendet Cookies bzw. ähnliche Technologien, die eine Analyse der Nutzung ermöglichen. Dabei werden insbesondere Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunft der Besuchenden, Geräte- und Browserangaben sowie ungefähre Standortangaben (aus der IP-Adresse abgeleitet) erfasst. Google Analytics 4 speichert keine vollständigen IP-Adressen. Google Analytics wird erst geladen, wenn Sie im Hinweisbanner «Akzeptieren» wählen; ohne Ihre Zustimmung findet keine Analyse statt. In der App (app.mängelfrei.ch) setzen wir kein Google Analytics ein.

Die erzeugten Informationen werden an Server von Google übertragen und dort gespeichert, auch in den USA. Google kann diese Informationen in unserem Auftrag auswerten, um Reports über die Nutzung zu erstellen. Wir verwenden die Auswertungen, um die Website und die App zu verbessern. Wir geben im Rahmen von Google Analytics keine Inhalte von Übergabeprotokollen (Namen, Adressen, Fotos, Unterschriften) an Google weiter.

Widerruf / Opt-out: Sie können die Erfassung verhindern, indem Sie Cookies in Ihrem Browser blockieren, Ihre Einwilligung jederzeit über den Link «Cookie-Einstellungen» im Footer ändern oder das Browser-Add-on von Google zur Deaktivierung von Google Analytics installieren. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google.

3.3 Konto in der App

Bei der Registrierung erfassen wir E-Mail-Adresse, Passwort (nur in Form eines nicht umkehrbaren Hashwerts), Vor- und Nachname, Rolle (z. B. privat, Verwaltung) sowie optional Firmenname, Adresse und Vertretungsangaben. Zusätzlich speichern wir Angaben zum gewählten Abonnement, den Zeitpunkt der Zustimmung zu AGB und Datenschutzerklärung sowie Zeitpunkte der Anmeldung.

Bei der Registrierung senden wir Ihnen einen Bestätigungslink an Ihre E-Mail-Adresse; ohne Bestätigung ist kein Login möglich. Für eine Passwort-Rücksetzung versenden wir auf Anfrage einen zeitlich begrenzten Link an die hinterlegte E-Mail-Adresse.

3.4 Übergabeprotokolle

Wenn Sie ein Wohnungsübergabeprotokoll erstellen, bearbeiten wir die von Ihnen eingegebenen Inhalte: Objektadresse und Termin, Angaben zu den beteiligten Personen (Mieterschaft, Vermieterschaft, Vertretung: Name, Adresse, E-Mail, ggf. Telefon), Checklisten und Zustandsangaben, Mängel und Vereinbarungen, Zählerstände, Schlüsselübergabe, Fotos sowie Unterschriften (als Bild). Fotos können Innenräume von Wohnungen und damit mittelbar Informationen zu den Lebensumständen von Personen zeigen. Bitte fotografieren Sie keine Personen; Sie sind gemäss AGB Ziffer 5 dafür verantwortlich, dass die erfassten Inhalte keine Rechte Dritter verletzen.

Mieterinnen und Mieter sowie weitere Beteiligte haben in der App kein eigenes Konto. Ihre Daten werden von der Person erfasst, die das Protokoll erstellt. Vor der Unterschrift werden sie auf diese Datenschutzerklärung und die AGB hingewiesen und müssen ihnen zustimmen.

Nach der Unterschrift wird ein PDF erstellt und kryptografisch versiegelt. Es wird per E-Mail an die Beteiligten gesendet, deren E-Mail-Adresse im Protokoll hinterlegt ist.

3.5 Zahlungen

Für die Protokollgebühr und das Pro-Abonnement erfolgt die Zahlung über den Zahlungsdienstleister zahls.ch, ein Produkt der Siebenberge GmbH, Toggenburgerstrasse 29, 9652 Neu St. Johann SG, Schweiz. Sie werden zur Zahlung auf die Seite des Anbieters weitergeleitet. Wir erhalten keine Kartendaten oder Kontoangaben, sondern nur die Bestätigung der Zahlung. Zu Buchhaltungszwecken speichern wir Quittungsdaten (Betrag, MWST, Datum, Zahlungsreferenz).

3.6 Technische Daten und Fehlerprotokolle

Beim Betrieb der App werden technische Protokolle geführt (z. B. Fehlermeldungen, Zugriffe, Anmeldeversuche inkl. IP-Adresse zum Schutz vor Missbrauch). Im Browser speichern wir ein Anmelde-Token im lokalen Speicher (Local Storage), damit Sie angemeldet bleiben. Dieses ist für den Betrieb der App erforderlich.

3.7 Kontaktaufnahme

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren, bearbeiten wir Ihre Angaben (Absender, Nachricht), um Ihr Anliegen zu beantworten.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

  • Bereitstellung der App und Vertragserfüllung: Konto, Übergabeprotokolle, Zahlungsabwicklung, Support (Vertrag bzw. vorvertragliche Massnahmen).
  • Betrieb, Sicherheit, Fehlerbehebung: Logfiles, Schutz vor Missbrauch (berechtigtes Interesse).
  • Statistik und Verbesserung des Angebots: Google Analytics (Einwilligung bzw. berechtigtes Interesse).
  • Erfüllung rechtlicher Pflichten: z. B. Buchführungs- und Aufbewahrungspflichten.

Wir verwenden Ihre Daten nicht für Direktwerbung Dritter und verkaufen sie nicht.

5. Weitergabe an Dritte und Dienstleister

Wir geben Personendaten nur weiter, soweit dies für die genannten Zwecke nötig ist:

  • Beteiligte des Protokolls: Das versiegelte PDF geht an die Personen, die am jeweiligen Protokoll beteiligt sind.
  • Hosting und Infrastruktur: Google Cloud (Google LLC bzw. Google Cloud EMEA Limited) – Betrieb der App (Cloud Run), der Datenbank (Cloud SQL) und des Foto-/PDF-Speichers (Cloud Storage) sowie Firebase Hosting für die Domain-Anbindung. Die Produktivumgebung läuft im Google-Rechenzentrum Zürich (Region europe-west6), siehe Ziffer 6.
  • Webanalyse: Google Analytics (siehe Ziffer 3.2).
  • Zahlungsabwicklung: zahls.ch, ein Produkt der Siebenberge GmbH, Toggenburgerstrasse 29, 9652 Neu St. Johann SG, Schweiz.
  • E-Mail-Versand: MailPro, ein Produkt der MAXONY Suisse SA, Rue Agasse 54, 1208 Genf, Schweiz – Versand des Protokoll-PDF, von Quittungen sowie von Bestätigungs- und Rücksetzungslinks.
  • Test-/Stage-Umgebung: Für interne Tests verwenden wir eine vom Produktivsystem getrennte Umgebung mit einem aus den Produktivdaten erzeugten Datenauszug, aus dem direkt identifizierende Angaben unwiderruflich entfernt wurden (Anonymisierung). Da die Daten dadurch keinen Personenbezug mehr haben, gilt dafür kein Datenschutzrecht mehr.
  • Behörden und Gerichte, wenn wir dazu gesetzlich verpflichtet sind oder es zur Durchsetzung von Rechtsansprüchen nötig ist.

Mit Dienstleistern, die in unserem Auftrag Daten bearbeiten, bestehen die erforderlichen vertraglichen Vereinbarungen.

6. Bekanntgabe ins Ausland

Für die App setzen wir bewusst auf Schweizer Partner und Schweizer Hosting: Die Produktivumgebung läuft bei Google Cloud im Rechenzentrum Zürich (Region europe-west6), die Zahlungsabwicklung übernimmt die Siebenberge GmbH (zahls.ch) mit Sitz in Neu St. Johann SG, und der E-Mail-Versand die MAXONY Suisse SA (MailPro) mit Sitz in Genf — alle drei mit Sitz und primärem Betrieb in der Schweiz. Da Google als Betreiberin der Cloud-Infrastruktur ein international tätiges Unternehmen ist, lässt sich ein Zugriff vom Ausland aus (z. B. im Rahmen von Support oder behördlichen Anfragen an die Muttergesellschaft) nicht vollständig ausschliessen; eine durchgehend ausschliesslich auf die Schweiz beschränkte Datenbearbeitung können wir deshalb nicht zusichern.

Auf dieser Website (nicht in der App) setzen wir zusätzlich Google Analytics ein (siehe Ziffer 3.2); die dabei erfassten Daten werden an Google übertragen und können auch ausserhalb der Schweiz bearbeitet werden, insbesondere in der EU/im EWR oder den USA. Wo kein Beschluss des Bundesrats über ein angemessenes Datenschutzniveau besteht, stellen wir angemessenen Schutz durch geeignete Garantien sicher, etwa Standardvertragsklauseln oder die Zertifizierung des Empfängers unter dem Swiss-U.S. Data Privacy Framework.

7. Aufbewahrung und Löschung

Wir bewahren Personendaten so lange auf, wie es für die genannten Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Pflichten es verlangen.

  • Kontodaten: Wenn Sie Ihr Konto löschen, wird es zunächst deaktiviert (Login nicht mehr möglich) und spätestens ein Jahr danach vollständig gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden Interessen entgegenstehen.
  • Abgeschlossene, versiegelte Protokolle bewahren wir fünf Jahre ab Fertigstellung auf, da sie als Beweisdokument dienen und oft erst Monate später (z. B. bei der Kautionsrückgabe) benötigt werden. Danach werden sie gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten oder überwiegenden Interessen entgegenstehen.
  • Entwürfe, die 90 Tage lang nicht bearbeitet wurden, werden automatisch gelöscht. Sie können einen Entwurf jederzeit auch selbst löschen.
  • Quittungs- und Buchhaltungsdaten bewahren wir während der gesetzlichen Frist von zehn Jahren auf.
  • Google-Analytics-Daten werden nach 2 Monaten automatisch gelöscht (Einstellung in Google Analytics).

8. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Massnahmen, um Ihre Daten vor unbefugtem Zugriff, Verlust und Missbrauch zu schützen, etwa verschlüsselte Übertragung (HTTPS), Passwort-Hashing, Zugriffsbeschränkungen und Schutz vor wiederholten Anmeldeversuchen. Eine absolute Sicherheit der Datenübertragung im Internet kann nicht garantiert werden.

Kommt es zu einer Verletzung der Datensicherheit, die voraussichtlich zu einem hohen Risiko für Ihre Persönlichkeit oder Grundrechte führt, melden wir dies der zuständigen Behörde (in der Schweiz dem EDÖB) sowie den betroffenen Personen im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben (Art. 24 nDSG).

9. Ihre Rechte

Sie haben im Rahmen des anwendbaren Datenschutzrechts das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung und Einschränkung der Bearbeitung, auf Herausgabe bzw. Übertragung Ihrer Daten sowie auf Widerspruch gegen bestimmte Bearbeitungen. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte beachten Sie, dass diese Rechte durch gesetzliche Pflichten oder überwiegende Interessen (z. B. Beweisfunktion abgeschlossener Protokolle) eingeschränkt sein können.

Für die Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an info@bersensys.ch. Wir können einen Identitätsnachweis verlangen. Zudem haben Sie das Recht, bei der zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde einzureichen, in der Schweiz beim Eidgenössischen Datenschutz- und Öffentlichkeitsbeauftragten (EDÖB).

10. Änderungen

Wir können diese Datenschutzerklärung jederzeit anpassen. Es gilt die jeweils auf dieser Website veröffentlichte Fassung.

11. Kontakt

Bei Fragen zum Datenschutz: info@bersensys.ch